助走期間ブログ

前にメールのInbox Zeroを行うと書いた［参照：Inbox Zeroを今週から始めてみる］。幸いなことにこのInBox Zeroはなかなか良い感じで、受け取るメールを処理してどんどん空にしていくとInboxが空で気持ちよいというのはもとより、メールにくっついているタスクやアポイントメント予定を確実に分離してToDo管理（Things）やスケジュール管理に入れるようになったので、自分自身の頭の中もかなりスッキリする感じ。継続して行っていきたいと思っている。

正直、メールで届く内容のほとんどはそうしたToDoやスケジュール関係ではなく、知っておいたほうが良いかもしれないということで僕にもCCされるというような内容。こういう情報メール分類は普通メールフォルダなどに入れてファイリングするということになるのだろうが、もうちょっとスマートにいきたい。そのためのツールにMailTagsがある。
これはMac OS X Mailのアドオンとして動作し、Mailにタグやスケジュールなどのメタデータを入れておけるというもの。もちろん必要に応じて検索時にそうしたメタデータを利用することも可能。

一般的なメールボックスによるファイリングだけでなく、こうしたメタデータ検索をすることで、もしメールが必要なら、かなり簡単に該当のものを検索することができる。
また、もっとはっきりいえば、このように、「いつでも検索できるし、見つかる」と思えることが大事なのかも。なので、Inboxにファイルを入れておくことなく、安心してカラにすることができる。
結局そうしたメールのファイリングによる安心感があるから、心置きなくInboxをさっさと空にできる…Inbox Zeroをサポートしてくれる・・・というのが、現在の私にとってのこのソフトの価値だと感じる次第。

「Inbox Zero」という考え方がある。メールの受信箱の中身をカオスにしておくのは止めて、常に受信箱は空にしておこう…という考え方。これによって受信箱がいっぱいなコトで注意力を散漫になるのを防げる。ちょっとこの点も改善してみようか？と思い立ち、やったところ思いのほか気分がスッキリして良い。

元々は43Foldersの記事「Video for Merlin’s “Inbox Zero” talk | 43Folders」でMerlin Mannが提唱したアイデアで、日本語では「メールのための GTD、「Inbox Zero」の実践 | Lifehacking.jp」に手法が詳しく紹介されている。
また、単に受信箱が空になっていれば良いというワケではなく、メールで来た内容を把握・処理・分類し、常にメール経由で入ってきた情報をスッキリさせるコトが重要とのこと。このコトを表して、Inbox Zero の考え方は、GTD をメールに適用したようなものです。とも説明されている。

メールそのものを整理するのではなく、メールから action をはぎ取ってさくさくと消すか・アーカイブするという発想のアプローチです。これが、Inbox Zero の原則です。

実は今まで、私は受信箱自体はあまり手をつけずに放置し、メーラーのフィルタ機能（Mac OS X Mailのスマートメイルボックス）を使って分類、必要に応じてフォルダにアーカイブ、もしくはタグ付けすればOKという考えだった。必要に応じて昔のメールは検索すればいつでも取り出せる…先端的にコンピュータを使っている醍醐味！って感じの考えだった。
しかし、いざ必要なモノを…と思い受信箱をみるとカオスになっており、整理されていない状態というのが目に入ること自体がゲンナリ…これはいかがなモノか？と考えを変えるに至った。

正直、ちゃんと確認しているつもりでも、実はメール整理中に１つだけ未処理でほったらかしていたモノを掘り起こしてしまった！…慌てて処理をした次第。スマートフォルダでの差出人による分類などは整理の助けにはなるが、メールからToDo項目を取り出す…というところまでやってくれるほど今のメーラーはスマートではないからどうしても漏れが出てしまうから。気をつけなくては！
そんなコトで、ひとつこれから当面はInbox Zeroでメール処理をして、その効果のほどが「気分すっきり！」以上にあるかを継続して試してみようと思う。